Jak działa kolportaż bezadresowy?
Zanim zadzwonisz z zapytaniem,
zapoznaj się z poniższymi informacjami – zaoszczędzisz czas swój i nasz.
Co robimy, a czego nie. Czym jest kolportaż bezadresowy.
- Kolportaż bezadresowy oferowany przez kolportazpolska.pl jest wykonywany do gospodarstw domowych. Ulotki czy gazetki dostarczane są do bloków, kamienic i domów jednorodzinnych. W blokach – w miarę możliwości – ulotki są wkładane do skrzynek pocztowych (tzw. euroskrzynki), natomiast w domach gdzie nie ma zbiorczych euroskrzynek materiały są umieszczane w ogrodzeniu przy bramce wejściowej (wymuszają to na nas obowiązujące przepisy, wg których nie wolno nam korzystać z prywatnych skrzynek. W niektórych blokach widnieją zakazy wrzucania do euroskrzynek reklam i druków bezadresowych, wówczas pozostawiamy materiały w wyznaczonych miejscach. Są to najczęściej koszyki na reklamy.
- Kolportaż bezadresowy, to kolportaż, który trafia do przynajmniej 90% gospodarstw domowych na zadanym obszarze (sektorze) poprzez dostarczenie jak wyżej. Nie stosujemy klucza doręczeń, jak wybrane bloki, same domy, wybrane adresy czy ulice.
- Roznoszenie „pod drzwi” czyli – jak to było dawniej – na wycieraczkę lub w postaci zawieszek na klamkę jest traktowane jak zaśmiecanie i za to są mandaty. Dlatego od kilku już lat nie oferujemy takiej formy kolportażu.
- W terenach pozamiejskich realizujemy kolportaż po wcześniejszym ustaleniu z klientem obszaru dystrybucji. Możemy kolportować w średnich i małych miejscowościach, ale takich, w których jest przynajmniej 250-300 punktów adresowych. Natomiast – nawet w większych miejscowościach – nie docieramy do gospodarstw, które są odsunięte od zwartej zabudowy czy głównych szlaków komunikacyjnych czyli są gdzieś na uboczu.
- Nie rozdajemy ulotek do ręki przechodniom, ani na ulicach, ani w marketach, ani przed szkołami, firmami itp.
- Nie wkładamy ulotek za wycieraczki samochodów.
- Nie wykonujemy plakatowania.
- Nie wykonujemy kolportażu adresowego ani selektywnego (np. wybrane konkretne bloki lub adresy, same domy z pominięciem bloków).
Wycena kolportażu
- Cenę kolportażu sprawdzisz w cenniku kolportażu, możesz też skorzystać z kalkulatora.
- Ceny w cenniku określone są dla kolportażu materiałów, których waga nie przekracza 30 gram. Kolportaż druków o wadze między 31 a 100 gram są wyższe o około 35%. Druki powyżej 100 gram wyceniane są indywidualnie.
- Chcąc wycenić kolportaż w kilku miejscowościach należy obliczać cenę dla każdej miejscowości osobno. Do wyceny nie sumujemy ilości z kilku miast.
- Stosujemy podział obszaru kolportażu. Miasta wymienione na stronie miasta obsługiwane – nazywamy terenem miejskim. Pozostałe miasta, nazywamy terenem pozamiejskim. Bardzo małe miejscowości i wsie, w których jest mniej niż 1000 punktów adresowych, lub są odsunięte od innych miejscowości określamy jako teren trudny i zlecenie tam kolportażu wymaga wcześniejszych ustaleń. W zleceniach pomijamy miejscowości, w których jest mniej niż 500 gospodarstw.
- W przypadku pytań lub wątpliwości zadaj pytanie wysyłając e-mail na adres info@kolportazpolska.pl. Na ogół nie wykonujemy wycen przez telefon.
Zamówienie kolportażu
- Zlecenie należy przesłać za pomocą formularza zamówienia kolportażu.
- W zamówieniu, poza danymi firmy i kontaktowymi należy określić kilka istotnych rzeczy:
– Miasto lub miasta, w których ma się odbyć kolportaż i przeznaczoną na nie ilość druków.
– Orientacyjną datę kolportażu – data ta jest datą sugerowaną, nie wiążącą. Musi ona uwzględniać fakt, że potrzebujemy około 3 dni roboczych na rozpoczęcie kolportażu oraz być przez nas potwierdzona. Podanie zakresu dat (np. od poniedziałku do czwartku) nie oznacza, że kolportaż będzie trwał trzy dni, ale, że odbędzie się między poniedziałkiem, a czwartkiem. Małe ilości – np.10 tys. sztuk – mogą być rozkolportowane w jeden lub dwa dni, więc kolportaż może odbyć się np. wtorek-środa lub środa czwartek.
– Format druku – chodzi tu głównie o określenie rodzaju druku i jego wagi, gdyż ona ma wpływ na cenę.
– Miejsce odbioru materiałów reklamowych, czyli gdzie mamy zgłosić się po druki do kolportażu. Bez dodatkowych opłat materiały odbieramy w miejscowości, w której realizowany jest kolportaż. Jeśli druki są w innej miejscowości (lub kolportaż jest w wielu miejscowościach) konieczne jest ustalenie kosztów odbioru lub przesłanie druków w odpowiedniej ilości do naszych magazynów.
– Kontakt do osoby, która będzie uczestniczyła w kontroli kolportażu. - Po otrzymaniu zlecenia przesyłamy na podany w nim adres e-mail potwierdzenie ceny. Przy pierwszych trzech zleceniach od nowego klienta, wysyłamy najpierw fakturę proforma. Jest ona potwierdzeniem ceny i naszej gotowości do realizacji kolportażu.
- Nie jest konieczne podpisywanie umowy. Podobnie jak w sklepach internetowych, mamy jasno określone warunki współpracy, które należy zaakceptować składając zamówienie. Warunki te obowiązują zarówno zamawiającego jak i wykonującego zlecenie.
- Zlecenia kolportażu wykonujemy na bieżąco. Jednakże na przygotowanie się do dystrybucji potrzebujemy około 2-3 dni robocze. Na ogół staramy się zaczynać kolportaż początkiem tygodnia. Dlatego zalecamy składanie zamówienia z tygodniowym wyprzedzeniem, co pozwoli zamawiającemu dopełnić wszystkich formalności, a nam dobrze zaplanować dystrybucję.
Realizacja zlecenia kolportażu
- W określonym w zamówieniu miejscu nasz koordynator zgłosi się po odbiór materiałów przeznaczonych do kolportażu.
- Realizacja kolportażu odbędzie się w jednym lub kilku dniach z zakresu dat proponowanych w zamówieniu i potwierdzonych przez nas..
- Przy przekazaniu druków naszemu koordynatorowi można ustalić z nim – jeśli nie zrobiono tego wcześniej – obszar, w którym ma odbyć się kolportaż.
- Przyjeżdżając po materiały, nasz koordynator będzie już dokładnie wiedział, w które dni i na jakim obszarze będzie realizowany kolportaż. Będzie też wiedział kiedy się zakończy. W związku z tym zaproponuje termin, w którym będzie można przeprowadzić kontrolę kolportażu.
- Po przekazaniu druki trafiają do kolporterów, którzy realizują kolportaż w terenie.
- Kolporterzy dostarczają ulotki do mieszkańców na wybranym obszarze. Ulotki – w miarę możliwości – trafiają do euroskrzynek lub specjalnie przystosowanych na reklamy i gazetki koszyków. Szczególnie dotyczy to miejsc, gdzie nie można dostać się do klatki schodowej lub są administracyjne zakazy.
- Może zdarzyć się, że niemożliwe będzie wejście do jakiegoś bloku, wówczas, po zakończeniu kolportażu, a przed kontrolą koordynator powinien przekazać taką informację zamawiającemu.
- W domach jednorodzinnych druki wkładane są w ogrodzenie w pobliżu bramki wejściowej – Prawo pocztowe z 2012 r. nie pozwala nam na korzystanie z prywatnych skrzynek na ogrodzeniach.
- W przypadku niesprzyjającej pogody, kolportaż może trwać nieco dłużej niż było to planowane lub termin może zostać przełożony.
Kontrola przeprowadzonej dystrybucji
- Po każdym kolportażu wykonujemy kontrolę jakości przeprowadzonej dystrybucji.
- Kontrola powinna odbyć się w dniu zakończenia kolportażu lub w dniu następnym.
- W kontroli powinien uczestniczyć przedstawiciel Zamawiającego. Klient może zrezygnować ze wspólnej kontroli podpisując dokument zaniechania kontroli. Jednakże tylko wspólna kontrola może być podstawą do ewentualnej reklamacji.
- Kontrola odbywa się na zasadzie wizji lokalnej i jest szczegółowo opisana w ogólnych warunkach współpracy. Polega ona na odwiedzeniu losowo wskazanych lokalizacji i sprawdzeniu czy kolportowany materiał jest tam widoczny.
- W przypadku stwierdzenia zmniejszonej skuteczności (poniżej 90%) obniżamy wynagrodzenie za kolportaż w danej miejscowości.
- Po przeprowadzonej kontroli klient i kontroler podpisują raport z kontroli, następnie zostanie wystawiona i przesłana mailem faktura VAT.
UWAGA!
Utrudnienia związane z wyborami do Parlamentu Europejskiego oraz przeprowadzanymi kampaniami wyborczymi.
W związku z kampanią wyborczą w drugiej połowie maja i początkiem czerwca mogą wystąpić pewne utrudnienia:
- dłuższy niż zazwyczaj czas realizacji zleceń,
- odstąpienie od realizacji zleceń w małych miejscowościach i na obrzeżach miast,
- łączenie dystrybucji z materiałami wyborczymi różnych komitetów,
- odstąpienie od sztywnych terminów realizacji,
- dłuższy czas oczekiwania na wyceny i utrudniony kontakt.
Składając zamówienie potwierdzasz, iż akceptujesz możliwość wystąpienia powyższych utrudnień.
UWAGA!! Od dnia 24. maja nie przyjmujemy do realizacji zleceń na kolportaż materiałów wyborczych.