Jak działa kolportaż bezadresowy?

Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje o kolportażu bezadresowym, o których powinieneś wiedzieć zanim złożysz zamówienie na kolportaż. To absolutne minimum informacji o tym jak działa kolportaż bezadresowy. Przeczytaj je uważnie, ponieważ znajdziesz tu odpowiedzi na wiele pytań, które chciałbyś zadać.

Co robimy, a czego nie. Czym jest kolportaż bezadresowy.
  • Kolportaż bezadresowy oferowany przez kolportazpolska.pl jest wykonywany do skrzynek oddawczych. W blokach są to skrzynki pocztowe (euroskrzynki), a w domach skrzynki na ogrodzeniu. W niektórych blokach widnieją zakazy wrzucania do euroskrzynek reklam i druków bezadresowych, wówczas pozostawiamy materiały w wyznaczonych miejscach.Są to najczęściej koszyki na reklamy.
  • Kolportaż bezadresowy, to kolportaż, który trafia do wszystkich gospodarstw na zadanym obszarze (sektorze). Nie stosujemy klucza doręczeń, jak wybrane bloki, same domy, wybrane adresy czy ulice.
  • Roznoszenie „pod drzwi” czyli – jak to było dawniej – na wycieraczkę lub w postaci zawieszek na klamkę jest traktowane jak zaśmiecanie i za to są mandaty. Dlatego od kilku już lat nie oferujemy takiej formy kolportażu.
  • Nie rozdajemy ulotek do ręki przechodniom, ani na ulicach, ani w marketach, ani przed szkołami, firmami itp.
  • Nie wkładamy ulotek za wycieraczki samochodów.
  • Nie wykonujemy plakatowania.
  • Nie wykonujemy kolportażu adresowego ani selektywnego (np. wybrane konkretne bloki lub adresy).
Wycena kolportażu
  • Cenę kolportażu sprawdzisz w cenniku kolportażu, możesz też skorzystać z kalkulatora.
  • Ceny w cenniku określone są dla kolportażu materiałów, których waga nie przekracza 50 gram. Kolportaż druków o wadze między 51 a 100 gram są wyższe o około 20%. Druki powyżej 100 gram wyceniane są indywidualnie.
  • Stosujemy podział obszaru kolportażu. Miasta wymienione na stronie miasta obsługiwane – nazywamy terenem miejskim. Pozostałe miasta, nazywamy terenem pozamiejskim. Bardzo małe miejscowości i wsie określamy jako teren trudny i zlecenie tam kolportażu wymaga wcześniejszych ustaleń.
  • W przypadku pytań lub wątpliwości zadaj pytanie korzystając z formularza kontaktowego. Najlepiej kontaktuj się wysyłając e-mail na adres info@kolportazpolska.pl. Na ogół nie wykonujemy wycen przez telefon.
Zamówienie kolportażu
  • Zlecenie należy przesłać za pomocą formularza zamówienia kolportażu.
  • W zamówieniu, poza danymi firmy i kontaktowymi należy określić kilka istotnych rzeczy:
    Miasto lub miasta, w których ma się odbyć kolportaż i przeznaczoną na nie ilość druków.
    – Orientacyjną datę kolportażu – data ta jest datą sugerowaną, nie wiążącą. Musi ona uwzględniać fakt, że potrzebujemy około 3 dni roboczych na rozpoczęcie kolportażu oraz być przez nas potwierdzona. Podanie zakresu dat (np. od poniedziałku do czwartku) nie oznacza, że kolportaż będzie trwał trzy dni, ale, że odbędzie się między poniedziałkiem, a czwartkiem. Małe ilości – np.10 tys. sztuk – mogą być rozkolportowane w jeden lub dwa dni, więc kolportaż może odbyć się np. wtorek-środa lub środa czwartek.
    Format druku – chodzi tu głównie o określenie rodzaju druku i jego wagi, gdyż ona ma wpływ na cenę.
    Miejsce odbioru materiałów reklamowych, czyli gdzie mamy zgłosić się po druki do kolportażu.
    Kontakt do osoby, która będzie uczestniczyła w kontroli kolportażu.
  • Po otrzymaniu zlecenia przesyłamy na podany w nim adres e-mail potwierdzenie ceny. Przy pierwszych trzech zleceniach od nowego klienta, wysyłamy najpierw fakturę proforma. Jest ona potwierdzeniem ceny i naszej gotowości do realizacji kolportażu.
  • Nie jest konieczne podpisywanie umowy. Podobnie jak w sklepach internetowych, mamy jasno określone warunki współpracy, które należy zaakceptować składając zamówienie. Warunki te obowiązują zarówno zamawiającego jak i wykonującego zlecenie.
  • Zlecenia kolportażu wykonujemy na bieżąco. Jednakże na przygotowanie się do dystrybucji potrzebujemy około 2-3 dni roboczych. Na ogół staramy się zaczynać kolportaż początkiem tygodnia. Dlatego zalecamy składanie zamówienia z tygodniowym wyprzedzeniem, co pozwoli zamawiającemu dopełnić wszystkich formalności, a nam dobrze zaplanować dystrybucję.

kolportaż bezadresowy - harmonogram

Przykład harmonogramu – kolportaż bezadresowy od zamówienia do realizacji.

Realizacja zlecenia kolportażu
  • W określonym w zamówieniu miejscu nasz koordynator zgłosi się po odbiór materiałów przeznaczonych do kolportażu.
  • Realizacja kolportażu odbędzie się w jednym lub kilku dniach z zakresu dat proponowanych w zamówieniu na realizację kolportażu.
  • Przy przekazaniu druków naszemu koordynatorowi można ustalić z nim – jeśli nie zrobiono tego wcześniej – obszar, w którym ma odbyć się kolportaż.
  • Przyjeżdżając po materiały, nasz koordynator będzie już dokładnie wiedział, w które dni i na jakim obszarze będzie realizowany kolportaż. Będzie też wiedział kiedy się zakończy. W związku z tym zaproponuje termin, w którym będzie można przeprowadzić kontrolę kolportażu.
  • Po przekazaniu druki trafiają do kolporterów, którzy realizują kolportaż w terenie.
  • Kolporterzy dostarczają ulotki do mieszkańców na wybranym terenie. Ulotki – w miarę możliwości – trafiają do euroskrzynek lub specjalnie przystosowanych na reklamy i gazetki koszyków. Szczególnie dotyczy to miejsc, gdzie niemożna dostać się do klatki schodowej lub są administracyjne zakazy.
  • Może zdarzyć się, że niemożliwe będzie wejście do jakiegoś bloku, wówczas, po zakończeniu kolportażu, a przed kontrolą koordynator powinien przekazać taką informację zamawiającemu.
  • W domach jednorodzinnych druki wrzucane są do skrzynek pocztowych, jeśli są na ogrodzeniu. Jeśli ich nie ma, materiał wkładany jest w ogrodzenie w pobliżu bramki wejściowej.
  • W przypadku niesprzyjającej pogody, kolportaż może trwać nieco dłużej niż było to planowane lub termin może zostać przełożony.
Kontrola przeprowadzonej dystrybucji
  • Po każdym kolportażu wykonujemy kontrolę jakości przeprowadzonej dystrybucji.
  • Kontrola powinna odbyć się w dniu zakończenia kolportażu lub w dniu następnym.
  • W kontroli powinien uczestniczyć przedstawiciel Zamawiającego. Klient może zrezygnować ze wspólnej kontroli podpisując dokument zaniechania kontroli. Jednakże tylko wspólna kontrola może być podstawą do ewentualnej reklamacji.
  • Kontrola odbywa się na zasadzie wizji lokalnej i jest szczegółowo opisana w ogólnych warunkach współpracy.
  • W przypadku stwierdzenia zmniejszonej skuteczności obniżamy wynagrodzenie za kolportaż w danej miejscowości o 1% za każdy 1% mniejszej skuteczności poniżej 90%.
  • Po przeprowadzonej kontroli klient otrzymuje raport z kontroli i zostaje wystawiona faktura VAT.